Mi lenne, ha maximálisan kihasználnád a technika nyújtotta lehetőségeket és olyan rendszereket építenél, amelyek megkönnyítik a munkádat és segítik skálázni a vállalkozásodat? 2021-ben egy dologban biztos lehetsz: még soha ilyen sok eszköz közül nem választhattál! Egy ilyen közegben a formális oktatásban megszerzett tudás erősen inflálódik, ugyanakkor a digitális információ koherens rendszerbe való rendezésének képessége felértékelődik.
Ebben a cikkben bemutatunk három hatékonyságnövelési eszközt és azt is, hogyan tudod ezekkel újraértékelni a munkádat és vállalkozásod fejlődését.
Kezdjük is egy olyan eszközzel, amelynek küldetése egy olyan megoldás nyújtása, amely a legtöbb digitális eszköz funkcióját egyetlen szoftverben egyesíti.
Notion
A Notion egy olyan multiplatform megoldás, amivel kis túlzással az egész életedet egyetlen rendszerbe rendezheted. Ezzel az egyetlen eszközzel kiválthatod a szövegszerkesztődet, az Excelt, a feladatkezelődet, a jegyzetfüzetedet, és részben a naptáradat is.
A Notionben minden apró legó kockákból (blokk) épül fel, amelyeket tetszőlegesen kombinálhatsz, így egyedi Notion oldalakat építhetsz. Ilyen blokk például egy feladat, kód, lista, táblázat, oldal, dátum, fájl, kép, vagy éppen egy változó.
Megszerkesztheted hírleveleidet, felépítheted saját CRM rendszeredet, használhatod tartalmaid menedzselésére, sales adatbázisként, vagy éppen feladatkezeléshez, delegáláshoz. De ez nem minden: az adattáblákat könnyen össze is kapcsolhatod. Ez adja a Notion valódi erejét!
Képzeld csak el, ha néhány kattintással össze tudnád kötni a feladatlistádat mondjuk az ügyfélkezelő rendszereddel! Vagy beállíthatnád, hogy az utolsó kontakttól számítva hány nap múlva figyelmeztessen a rendszer, hogy lépj kapcsolatba az ügyféllel. Mindezt költséges és bonyolult CRM rendszerek és Excel nélkül megteheted a Notion segítségével.
A Notion személyes használatra ingyenesen elérhető, de a team verziót személyenként már havi 8 dollártól használhatjátok.
Asana
Az Asana egy online feladatkezelő és projektmenedzsment alkalmazás, amellyel gyorsan átláthatóvá teheted céged működését. Egyetlen kattintással szignáld ki a feladatokat a megfelelő kollégáknak és térj át az emailek helyett a feladatalapú kommunikációra a vállalkozásodban! Minden projektnél beállíthatod, hogy ki lássa, felgyorsíthatod a kommunikációt és nyomon követheted a fontos projektek előrehaladását.
Extra funkciói komplex projektek kezelésére is alkalmassá teszik ezt az eszközt. Ilyen például a Gantt diagram készítés, komplex szűrések, agilis környezet (Kanban táblák), előrehaladási riportok. Az Asana-t összekapcsolhatod egyéb eszközeiddel is (pl. naptár, GoogleDocs, GitHub), így sokkal hatékonyabbá teheted a munkafolyamataidat.
Többet nem kell bajlódnod a projekttervezéssel, mert bármelyik teljesített projektedből azonnal készíthetsz később használható projektsablonokat.
Visszatérő feladataid vannak? Nem gond, mert ezeknek a kezelésére is lehetőséged van az automatikus ismétlésnek köszönhetően.
Az Asana-t használhatod ügyfeleid nyilvántartására, új munkatársak beléptetésére (onboarding listák), személyes feladatkezelésre, meetingek lebonyolítására, content calendarként tartalomgyártásra, termékfejlesztésre. A lehetőségeknek valóban csak a fantáziád szab határt.
Az ingyenes verzióval korlátlan számú projektet kezelhetsz és a legtöbb alapfunkciót megkapod hozzá.
Evernote
A veteránnak számító Evernote annak idején forradalmasította a piacot saját fejlesztésű web clipperével, amivel bármilyen weboldalról könnyen készíthetsz pillanatképet vagy elmentheted az adott oldalt később olvasható (és szerkeszthető!) dokumentumként, amihez nem fog kelleni az eredeti URL többé. Ezen kívül annotálhatod is rögtön a felvételt a böngésződben vagy később az Evernote fiókodban.
Az Evernote lelke azonban maga a jegyzetelő platform, a fejlett keresőfunkciók és a személyre szabhatóság. Nemcsak a jegyzeteidben, de azok csatolmányaiban is kereshetsz (PDF, Office dokumentum) és annotálhatod is PDF állományodat.
Az Evernote kamera segítségével, okostelefonnal szkenneld be névjegykártyáidat, jegyzeteidet, dokumentumaidat, beszállókártyákat, az orvos rendelési idejét. Az Evernote a telefonod kameráját használva automatikusan szinkronizálja ezeket az Evernote fiókodban. De ez nem minden: a beszkennelt és akár kézzel írott anyagban keresést is végezhetsz!
A szkennelésen és a web clipperen kívül emaileket is továbbíthatsz az Evernote fiókodba, amit automatizálhatsz is néhány email szabállyal. Sőt, rögtön a levelező tárgymezőjében azt is megadhatod, hogy !mikor figyelmeztessen, @melyik jegyzetfüzetbe kerüljön az email és #milyen címkét rendeljen a jegyzethez. Ezen kívül már meglévő jegyzethez is tudsz automatikusan csatolni emaileket.
Ha szeretnéd digitalizálni a munkafolyamataidat, akkor az Evernote már csak azért is a legjobb választás, mert szinte nincs olyan szoftver a piacon, amivel ne volna összekapcsolható.
Az Evernote alapfunkciói ingyenesek, de a prémium verzió már havi 7 eurótól elérhető.
Ha szeretnél többet megtudni ezekről az eszközökről, illetve szívesen olvasnál még több hasonló megoldásról, ami segítené vállalkozói fejlődésedet, akkor neked szól a Produktivitás a Gyakorlatban c. eBook.
Kapcsolódó:
Borítókép: Pixabay
