Ahogy az élet más területein, úgy az üzleti életben is előfordulhat, hogy a legkörültekintőbb tervezés ellenére vis maior, vagyis előre nem látható és elháríthatatlan körülmény sodor nehéz helyzetbe egy vállalkozást. Az elmúlt öt–tíz év eseményei jól mutatják ezt, legyen szó világjárványról, háborús konfliktusról vagy természeti katasztrófáról. Az ilyen helyzetek gyakran egyik napról a másikra borítják fel a megszokott működést. Ilyenkor sok múlik azon, hogyan reagál a cég az első időszakban. A következőkben olyan tanácsokat veszünk sorra, amelyek segítséget adhatnak a bizonytalan helyzetek kezeléséhez.
Így jöhetünk ki a legjobban vis maior helyzetekből az üzleti életben
Egy üzletember szinte biztos lehet abban, hogy pályafutása során több vis maior helyzettel is szembesül. Az elmúlt bő száz évben világszerte több mint negyven jelentős gazdasági válság, több száz fegyveres konfliktus és több világjárvány történt. Ezek jól mutatják, hogy a váratlan események az üzleti környezet állandó részei. Bár a világ ma sok szempontból stabilabb, a kiszámíthatatlan helyzetek továbbra is benne vannak a pakliban. Éppen ezért érdemes tudatosan felkészülni rájuk!
Legyen előre kidolgozott válságforgatókönyv és egyértelmű döntési rend
Az egyik leghatékonyabb védekezés a felkészülés és az előzetes tervezés. Jó példa erre az amerikai védelmi minisztérium gyakorlata, amely a legvalószínűtlenebb helyzetekre is készít forgatókönyveket. Ilyen egyebek mellett a CONPLAN 8888 nevű, 2011-ben készült dokumentum is, amely egy elméleti zombi támadás kezelését írja le és jól mutatja a gondolkodásmód lényegét.
Az üzleti életben is érdemes hasonló szemlélettel készülni, például egy kibertámadás esetére, amikor egy külföldi leányvállalat nem tud online kapcsolatba lépni az anyacéggel. Egy válságforgatókönyvben ilyenkor azt is előre rögzíteni kell, hogy kik utaznak személyesen, hogyan jutnak el a helyszínre – akár addig a kérdésig, hogy a Liszt Ferenc repülőtéri parkolás hogyan lesz megoldva.
Kommunikáljanak gyorsan és érthetően a munkatársakkal és partnerekkel
Vis maior helyzetben a bizonytalanság gyakran nagyobb problémát okoz, mint maga az esemény. Fontos, hogy a munkatársak és partnerek időben értesüljenek arról, mi történik és mire számíthatnak. A világos, egyenes kommunikáció segít megőrizni a bizalmat. Érdemes kijelölni, ki és milyen csatornákon kommunikál válság idején. Így elkerülhető a félreértés és a találgatás. A gyors tájékoztatás sok esetben már önmagában is stabilizáló hatású.
Nézzék át a szerződéseket és jogi kötelezettségeket vis maior esetére
Érdemes még nyugodt időszakban átnézni a szerződéseket és tisztázni, milyen esetekben milyen lehetőségek állnak rendelkezésre. A biztosítók gyakorlata jól mutatja, mennyit számít az előre meghatározott szabályrendszer. Ha a fontos jogi kérdések nem egy válság közepén merülnek fel, sok bizonytalanság elkerülhető.
Tartsanak pénzügyi tartalékot az átmeneti nehézségek kezelésére
Vis maior helyzetben gyakran az első probléma a bevételek hirtelen visszaesése. Egy előre elkülönített pénzügyi tartalék segíthet átvészelni az átmeneti időszakot. Ez mozgásteret ad a döntésekhez és csökkenti a kényszerlépések kockázatát. Így nem az azonnali megszorításokra kell koncentrálni, hanem arra, hogyan lehet kezelni a kialakult helyzetet.
Rögzítsenek minden fontos eseményt és meghozott döntést
Egy válsághelyzetben sok döntés gyorsan, nyomás alatt születik meg. Éppen ezért fontos ezek dokumentálása. A pontos feljegyzések később jogi, pénzügyi vagy belső elszámolási szempontból is nagy segítséget jelentenek. Segítenek visszakövetni, mi miért történt és milyen információk álltak rendelkezésre. Ez a későbbi tanulságok levonásához is alapot ad. Egy jól vezetett dokumentáció hosszú távon erősíti a szervezet működését.
Borítókép: Magic K
