Ha azt gondolod vége az email korszaknak, akkor tévedsz. Egy kutatás szerint 2024-ig 361 milliárd üzenetre nőhet a napi email forgalom (küldött és fogadott üzenetek száma globálisan). Ez 34 %-os növekedést jelent a 2017-es értékhez képest.
Egy másik felmérés szerint az USA-ban a dolgozók 43%-a munkaidőn kívül is rendszeresen, néhány óránként nézi az emailjeit. 13%-uk óránként többször is.
Mi lenne, ha nem olvasnál több emailt?
„Én nem olvasom az emailjeimet. Feldolgozom őket.”
– Michael Sliwinski, Nozbe CEO
Mi lenne, ha lenne egy egyszerű rendszered, amivel könnyedén szétválogathatod a bejövő üzeneteidet és minden a megfelelő helyre kerülne a későbbi munkához? Egy olyan módszered, amivel gyorsan kitakaríthatod a postaládádat.
Ehhez vissza kell lapoznunk 200 évet a történelemkönyvekben. Egészen Napóleon koráig.
Triázs
A napóleoni háborúk alatt a sérültek ellátására az ún. triage (triázs, harmadolás) módszert használták. A koncepció Napóleon fősebészéhez, Dr. Larreyhez köthető. Larrey észrevette, hogy ha a sérült katonák megfelelő időben jutnak ellátáshoz, akkor sokuk megmenthető. A sérülteket egyenesen a frontvonalon kezelték, illetve táborokba szállították.
A betegeket sérüléseik súlyossága alapján három csoportra lehetett osztani:
- Akiken már nem lehet segíteni. Ők bármilyen kezelést is kapnak, nem élik túl.
- Akik várhatóan túlélik, függetlenül a beavatkozástól.
- Akik azonnali orvosi beavatkozás nélkül meghalnak. Ők azok, akikkel sürgősen foglalkozni kell.
Ez a harmadolási technika a háborúk idején segítette a szűkös erőforrások és facilitások maximális kihasználását. Larrey módszertana nem volt túl népszerű abban az időben, hiszen a harmadolást társadalmi státusztól és nemzetiségtől függetlenül végezte: azok kaptak először ellátást, akik valóban azonnali segítségre szorultak. Ez ugyanakkor tiszteletet is parancsolt az ellenség szemében, mivel Larrey az ellenfél sebesültjeit is lelkiismeretesen ellátta.
Talán meglepő, de a triázs módszert a mai napig használják a sürgősségi betegellátó rendszerek – csak sokkal standardizáltabb formában.
Mi lenne, ha egy hasonló triázs módszert használnánk az emailek “kezeléséhez” is?
Email triázs
Azt hiszem nem túlzás azt mondani, hogy az email postafiókunkban minden nap megvívjuk a harcunkat. A harcot saját magunkkal. A levélszeméttel. A véget nem érő üzenetekkel.
Ha viszont van a kezedben egy rendszer, amivel a beérkező leveleket könnyen kiválogatod, akkor rengeted időt és energiát takarítasz meg. Az a cél, hogy egyetlen fontos üzenet se kerülje el a figyelmedet és semelyik üzenettel ne kelljen kétszer foglalkozni. Legalábbis az inboxban ne.
Minden üzenetről azonnal döntsd el, hogy melyik kategóriába tartozik:
- A menthetetlenek – azok az üzenetek, amikkel nincs teendő: ide tartozik a spam, illetve azok a levelek, amelyeket elolvasunk, de törölhetők vagy archiválhatók. Ezek nem keletkeztetnek feladatot.
- A lappangók – azok a levelek, amelyek nem igényelnek sürgős figyelmet: ezeket megcsillagozhatod, áthúzhatod egy másik mappába vagy felírhatod a feladatlistádra. Ezekkel nem kell most foglalkozni, mert 2 perc alatt nem oldhatók meg.
- Az akut esetek – végül itt vannak azok az üzenetek, amikkel azonnal foglalkozni kell: ezeket gyorsan megválaszolhatod, vagy legalábbis visszajelzést adhatsz a feladónak, hogy dolgozol a feladaton.
Profi tipp: ha van egy feladatkezelő alkalmazásod, akkor a második kategóriába tartozó üzeneteket egyszerűen továbbíthatod a to do listádra. A legtöbb feladatkezelő szoftver biztosít ehhez egy egyedi email címet, ami a felhasználói fiókodhoz köthető. Így egyszerűen feladatot varázsolhatsz a legbonyolultabb emailből is: az email tárgya lesz a feladat neve, az email szövege pedig jegyzetként jelenik majd meg. Egyes alkalmazások (pl. Nozbe, Todoist) még ennél is továbbmennek és lehetővé teszik, hogy egy már meglévő feladathoz további üzeneteket fűzz – egyszerűen emailek továbbításával.
Most lássuk, hogy milyen utat járhat be egy email a rendszeredben.
Emailt kapni öröm, csak elfelejtettük milyen jó érzés
Tekints úgy az emailre, mint egy információmorzsára, amely olcsó csomagolásban érkezik. Te fogod utána deluxe kiadásba csomagolni és a megfelelő helyre továbbítani. A lényeg, hogy minden üzenetről akkor és ott döntsd el, hogy melyik kategóriába tartozik, és ennek megfelelően csomagold. Semmit ne hagyj az inboxodban.
A lenti ábra azt szemlélteti, hogy milyen csatornákon továbbíthatod a megfelelő helyre az emailben érkező információt.
Itt vannak a lehetséges kimenetek:
- ha egy email feladatot keltez, akkor továbbítsd a feladatkezelődbe (vagy írd fel a feladatlistádra),
- ha az email egy meghívó vagy naptári naphoz kötődő információt hordoz, akkor írd fel a naptáradba,
- ha egy hírlevélről vagy olyan anyagról van szó, amit később szeretnél elolvasni, akkor továbbítsd az Evernote fiokódba vagy használj valamilyen könyvjelző szolgáltatást (pl. Instapaper),
- ha az email fontos csatolmányt és/vagy információt tartalmaz, akkor mentsd el a megfelelő helyre (személyes felhőtárhely, jegyzetelő platform),
- végül archiváld vagy töröld az üzenetet, attól függően, hogy szükséged lesz-e rá a jövőben.
Profi tipp: a Gmailben egyszerűen készíthetsz naptárbejegyzést egy emailből: kattints a felső menüsorban a Továbbiak elemre, majd az Esemény létrehozása opcióra. Ezzel máris létrehoztál egy új naptárbejegyzést a Google naptáradban, ahol az email szövege jegyzetként fog megjelenni és beállíthatod az eseményhez a kívánt időpontot.
Természetesen ez nem egy kőbevésett rendszer. Ha nem használsz feladatkezelőt, akkor megcímkézheted azokat az üzeneteket, amikkel teendő van. A válaszra váró vagy éppen delegált üzeneteket szintén tárolhatod a feladatkezelődben vagy egy külön mappában. A lényeg, hogy az inboxodban minden üzenettel csak egyszer foglalkozz, és mindegyik elemről döntsd el azonnal, melyik kategóriába tartozik.
Bármilyen harmadolási technikát is használsz, ne feledd:
“emailjeidnek nem passzív olvasója (és elszenvedője), hanem aktív tábornoka vagy. Emailt kapni öröm; fedezd fel újra ezt az érzést!”
Ha úgy érzed, felemészt a sok email és szeretnél kialakítani egy megbízható (és fenntartható!) rendszert, akkor jelentkezz egy ingyenes konzultációra, ahol átbeszéljük az alapokat.
Forrás: Productivity 9-5
Kapcsolódó:
- Gyakran dolgozol szöveggel? Próbáld ki ezt az 5 alkalmazást
- Üzlet & Utazás podcast Dallos Zoltánnal
- 5 módja annak, hogy utazás közben is produktív legyél
Borítókép: Stephen Phillips // Unsplash
